四川同心慈善基金会档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强本基金会档案管理，促进档案管理规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《会计档案管理办法》等规定和本基金会章程，制定本制度。
第二条 档案工作坚持统一管理、分工负责的原则，本基金会办公室负责基金会档案的统一管理，各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合做好档案管理工作。
第三条 档案管理部门应指定档案管理人员负责接收档案资料，并做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅。
第二章 归档范围
第四条 归档范围按照有关规定执行。凡是反映本基金会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料及音像资料，均应及时归档。基金会归档范围分五大类，具体详《文件材料归档范围及保管期表》，主要归档范围如下：
（一）运营管理方面档案的文书档案包括基金会成立、变更、内部运营等各方面的文件；
（二）公益捐赠的接受和使用方面包括开展公益捐赠项目发生的各项资料；
（三）会计档案包括会计年报、会计账簿、会计凭证等资料；
（四）荣誉档案包括登记机关、有关职能部门颁发的证书、奖旗等；在从事社会服务、志愿活动中获得的表彰、奖励等实物；在管理、服务、交流活动中获得的其他纪念品、礼品。
（五）照片档案包括各级领导视察的照片；登记机关、有关职能部门调研指导活动中的照片；在管理、服务、交流活动中形成的照片。
第三章 归档要求
第五条 凡属归档范围的文件材料，应按规定收集齐全，认真整理，按月向档案管理人员移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。有关人员要严格把关，不得将不合规范的文件材料归档。
第七条 归档的文件材料应当齐全完整，以“件”为单位进行整理。一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，传真件应当复印并与原件为一件，请示与批复为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。
第八条 归档文件应按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。
第九条 建立电子档案，有电子版的归档文件，一律与纸质文件同步存档，并做好电子档案的备份存储工作。永久及30年保管期限的电子文件，应有相应的纸质文件一并归档。
第十条 归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。
第十一条 归档材料应按照国家和基金会有关规定、标准和要求，进行整理、编目。以确保档案齐全、完整、准确、系统，反映基金会各项活动的真实内容和过程。
第四章 档案的保管、移交、销毁
第十二条 档案保管应配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防尘、防虫等工作，保证档案的完好与安全。定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第十三条 档案不得借出，如有特殊需要，经秘书长和理事长批准，由本基金会档案管理人员陪同并办理登记手续，可以提供查阅、摘抄、复印。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损。发现上述情况应追究当事人责任。
第十四条 保存期限。基金会档案保存期限分为5年、15年、25年、30年、永久。档案按其类型分别设有保管期限，具体详《文件材料归档范围及保管期表》。
（一）永久保存：1、基金会章程；2、各届理事会成员名簿；3、基金会相关规程及办事细则；4、理事会会议记录；5、基金会年度工作报告；6、上级机关核准文件；7、其他经核定须永久保存的文书。
（二）10年保存：1、会计凭证；2、基金会总结、计划资料；3、期满或解除之协议；4、其他经核定须保存10年的文书。
第十五条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。
第十六条 档案移交、销毁按有关法律规定执行。
第五章 附 则
第十七条 本制度未尽事宜或与有关规定不一致的，按有关规定执行。
第十八条 本制度由理事会负责解释。
第十九条 本制度自2021年8月11日理事会审议通过后执行。
四川同心慈善基金会文件材料归档范围及保管期表
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类目 |
归档范围 |
保管期限 |
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一、运营管理方面
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1.组织设立、变更、注销登记材料、章程、印章启用等材料 |
永久 |
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2、理事会会议记录、纪要，会议通知、议程、名单、决定等材料；换届选举大会的签到表、选票、决定、决议及会议纪录等 |
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3.办公会议、行政会议、专题工作会议的会议记录、纪要，会议通知、议程、决定等材料 |
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4.组织内机构设置、业务职能、发展规划、内部管理制度等材料 |
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5.工作计划、总结，信息、通讯、大事记、宣传册等材料 |
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6.财务管理文件材料，审计报告、专项审计报告等 |
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7.工作人员招录、聘用、任免、辞退等人事管理方面的材料 |
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8.党、团组织建设，工会、妇女工作、外事活动等方面的材料 |
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9.有关社会组织等级评估、先进评选等方面的材料 |
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10.在承接政府职能转移和购买服务方面的材料 |
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11.年度检查、备案材料 |
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12.有关领导视察、检查、指导，及有关单位或个人交流、访问等活动的材料 |
30年 |
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13.在接受登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门的监督检查等方面的材料 |
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14.与金融机构（银行、保险、证券、基金管理等)、中介机构〈会计、审计、法律事务所等)及其他组织来往等方面的材料 |
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15.与有关单位或个人签订的合同、协议书、意向书、备忘录等 |
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16.在资产管理、财务管理、安全保卫、后勤保障事务等方面的材料 |
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17.接受社会捐助、资助形成的材料 |
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18.提供公益性社会服务形成的材料 |
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19.各类媒体报道本社会组织情况的材料 |
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20.在运营管理方面产生的其他材料 |
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21.信息公布过程中形成的材料 21.1在媒体公布基金会年度工作报告及其他信息的情况和记录 21.2组织募捐、开展公益资助活动前后，在本组织网站和其他媒体上公布收支明细的情况和记录 21.3基金会内部制度公布的情况和记录 21.4接受捐赠人查询的情况和记录 |
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二、公益捐赠的接受和使用方面
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1.募捐公告、捐赠协议、受赠物品清册、受赠资产价值价格评估材料 |
永久 |
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2.义演、义赛、义卖、义展等募捐活动的策划组织方案、讲话发言稿、总结评估报告、新闻稿等材料 |
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3.公益资助项目的申请、评审和使用监督材料 3.1资助协议和协议解除材料 3.2资助人、资助项目评估材料 |
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4.公益捐赠和资助的统计、分析等材料 |
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5.基金会在交易、合作及保值增值等活动中形成的材料 |
30年 |
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6.依法拍卖或变卖受捐物资过程中形成的材料 |
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7.公益捐赠的接受和使用方面形成的其他材料 |
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三、会计档案 |
1.会计年报 |
永久 |
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2.会计账簿 2.1银行日记账、现金日记账 2.2总账、明细账 |
25年 15年 |
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3.会计原始凭证、记账凭证 |
15年 |
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4.其他会计材料 |
5年 |
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四、荣誉档案 |
1.社会团体登记管理机关、有关职能部门颁发的奖牌、奖旗、证书等 |
永久 |
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2.在从事社会服务、志愿活动中获得的表彰、奖励等实物 |
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3.在管理、服务、交流活动中获得的其他纪念品、礼品 |
30年 |
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五、照片档案 |
1.中央、省、市、县领导检查、视察活动中的照片 |
永久 |
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2.登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门调研、指导活动中的照片 |
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3.在运营管理和社会交流活动中形成的其他照片 |